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学校固定资产管理研究

一、中等职业学校固定资产管理的意义

中等职业学校作为公益性的事业单位,按照目前的规定,实行事业单位会计制度。事业单位固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,也作为固定资产管理。一般中等职业学校的资产类只含固定资产与流动资产,中等职业学校因为重视实操性,所以会配备更多的实训室、机房,固定资产经过多年累积,在资产中占比非常高。所以在中等职业学校管理中,管理好固定资产对于中等职业学校整体资产的管理具有重大的意义,是保证国有资产安全、规范财政资金使用、推动单位长远发展的必要手段。

二、固定资产管理存在的实际问题

(一)固定资产预算方面存在的问题。1、预算天平的倾斜。目前浙江省杭州市教育局直属学校单位的预算体系如下图所示。在这个体系中,项目预算资金才能购建固定资产。国家鼓励职业教育,各地职校规模不断扩大,很多在市区的老学校场地配套渐渐跟不上教育教学发展的需要;另外因城市规划等需要,中等职业学校被外迁至郊区。新校区除了花费巨资建立新校舍、搞绿化,往往学校领导们也会绞尽脑汁多建机房、实训室、实验室、高校园文化建设等,另外学校领导为了政绩也会提各种诉求,假设教育部门的预算是一个固定数,此时教育部门预算的天平很可能会倾斜。2、中等职业学校暑期上报基建及信息化项目预算相对匆忙草率,未经充分论证。目前,杭州市教育局要求直属单位及学校一上之前上报大型修缮、房屋建筑物购建和信息化项目,经主管局按照轻重缓急程度审核通过后才能在一上预算中安排。这个工作目前在预算期前一年度8月左右要求完成,正值中等职业学校暑假之际。暑假期间,人员难以聚集在一起做详细地计划,又迫于财政局和主管局有要求,个别相关人士不得不在暑期草草将项目上报,未经充分可行性论证,势必导致今后在执行过程中出现很多问题,如预算预期很好,等机房盖起、全套设备买好时却发现受师资、生源、场地等因素影响,设施设备可能全线废弃等;部分小规模学校因生均经费项目总额及设备维修项目占比有一定的标准,即便场地不够,也被迫购入一定数量的设备或大搞不必要的大型修缮,造成资金的极大浪费。3、固定资产配置标准带来的弊端。因近年来财政对固定资产配置标准的详细规定,可能导致需要的设备没有指标可供购买,能买的设备却不需要。所以,固定资产配置标准也是有利有弊,因为每个单位个体需求是不一样的,以统一的标准来要求不同的预算个体,势必导致资源分配不合理,最终结果变成不按需编排预算,而是有多少财政预算用多少财政预算,导致固定资产多买、错买、乱买。(二)预算下达后,项目采购过程中存在的问题。项目申报与采购属两个不相容职务,应分离。但实际工作中,中等职业学校涉及固定资产项目采购一般由总务处及信息中心负责,往往是谁申报的项目,谁负责采购。这些人员通常都有自己相应的一块工作要做,导致没有精力将采购工作做得很精细。编制预算时,采购方可能会因工作忙碌无暇顾及采购预算,或者不了解专业设备,直接询问业务关联方,有些甚至连预算申报书、可行性报告都是由对方代办完成。业务关联方很可能为了使潜在的项目容易中标,而虚报预算金额。预算下达后,采购方亦可能因不了解专业设备,而请业务关联方制作采购文件或招标文件,导致将采购文件内容或标书内容外泄。另外,大部分中等职业学校在实际管理当中,即便设有采购小组却往往形同虚设,通常都是相关工作人员自行完成整个采购过程。如该设备是政府采购项目,会因为政府采购本身操作流程的规定,猫腻相对较少。但如果该设备属于政府采购限额标准以下的非政府采购项目的,则人为影响因素就较大。相关采购人员采购前如贪图方便,未经多方取证对比,或中饱私囊,导致购入固定资产质量较次,损害集体利益。(三)固定资产在日常管理及使用过程中存在的问题。固定资产一般在购买后入库前,应由保管员进行验收,并在原始票据后签字,填写入库单,再交由财务室,由财产会计录入资产管理系统,会计则根据发票及固定资产入库单做双分录,分别录入事业支出和固定资产账。但实际操作过程中,经常发生固定资产未经保管员签字验收,因而未入固定资产账,此类事件一般在年底,尤其在行政事业单位封账前会频繁发生。会计也会因为忙碌,而先做了事业支出账,等着财产会计的固定资产入库单再入固定资产账。最后可能导致该笔固定资产成为账外资产,导致账实不符。固定资产验收入库后,视情况可由总保管员统一保管,也可由相应的分保管员保管。相关领用人从分保管员处领走固定资产后,分保管员未及时与总保管员汇报,或总分保管员未及时对账,就会导致信息不对称。相关资产被借出后,使用人,尤其是学生,对资产不爱惜,或操作不当等,会影响到资产的使用寿命,也许不到报废年限就已经无法使用。有些资产购入后也可能因预算不谨慎,导致资产最后闲置,无法投入使用,造成资源的极大浪费。部分学校有一些应当报废的国有资产,各种原因导致没有及时报废核销;亦有部分学校资产管理不当,可能造成固定资产盘亏等情况的存在。

三、增强中等职业学校国有资产管理有效性的对策

(一)加强预算管理,确保购入的固定资产是有用和必需的

1、主管局需成立预算工作小组,密切掌握各直属学校的发展动向,要做到公平、公正,仔细研究各直属学校一上时上报的各类项目预算,尤其是基建项目、信息化项目以及各类实验室等耗费巨资的项目,要会评价各种项目,做到不浪费财政资金;亦不能因个人好恶来批复预算资金。先安排各类刚需,资金充裕的情况下再按轻重缓急,将预算资金按需分配给各直属单位及学校。2、学校成立预算编制工作小组,对项目进行绩效考核。为了从源头上控制好中等职业学校的固定资产,中等职业学校领导必须高度重视预算工作,成立以校长为组长的预算编制工作小组。在预算编制工作开始前,预算编制工作小组成员就要了解近几年的预算执行情况,遵从财政局对下一年度预算的最新指示,把握好预算大方向,重点掌握好固定资产配置标准;预算编制过程中,编制小组工作人员可分组仔细审核所申报的各类项目,尤其是新申报的、涉及固定资产的项目,要对其可行性和必要性进行详细论证,否定那些可行性和必要性差的项目。同时坚决杜绝一人申报项目、杜绝多买、错买、乱买任何一项固定资产。对所有固定资产预算项目要严格参照政府采购目录,严格做到“应采尽采”。后期要对项目进行绩效考核,绩效考核与奖金挂钩,考核优秀者给予适当奖励,考核不合格者给予适当惩罚,从而建立一个谨慎、有效预算的良性循环。3、提前规划预算,有效规避假期。针对中等职业学校放假期间上报大型修缮、房屋建筑物购建和信息化项目,中等职业学校领导必须提前做好规划,需在放假前就组织相关人员讨论、论证相关的项目,在财政、主管局有所要求时,可马上上报。4、适当下放固定资产配置标准的修改权限。固定资产配置标准方面,单位在预算一上后可根据单位自身特殊需求,申请十大类设备调剂,配置总额仍旧受限。特殊需求需先上报主管局,再上报财政局,需经严格的财政联席会议讨论通过才能够按需购买。建议财政在总量控制的基础上给予各基层预算单位一定的权限,方便各基层单位在预算一上时便可按需购置、统筹安排,确保一上预算相对精准,亦有利于财政匡算整体预算。

(二)建立内控制度,把好采购关

1、采购需公开、公平、公正。学校必须建立相应的内控制度,成立采购小组,确保不相容岗位分离,做到全程公开、公平、公正,对采购小组成员也需进行素质甄选。购建任何一项固定资产,都应按规定选择采购方式、发布采购信息,不能以任何方式杜绝公开招标。购建固定资产需要采购工作小组讨论商定,选择合规又合适的采购方式,而非项目申报人一人决定。采购小组应事先了解项目属性、项目目标等,做到与供应商谈判时心中有数。即便是财政资金,采购小组仍需坚持节约、实用原则,确保购建的固定资产符合项目需要,同时又经济实惠。采购小组工作人员必须接受相应的监督,确保采购过程无私心,杜绝一切有可能损害学校利益的行为。2、请专业机构进行专业设备的购建,再调拨给相关单位。中等职业学校相关人士不专业、人手不够充裕等也是确实存在的问题,建议可由校方提出项目需求,由教育局下属教育技术中心、资产营运中心等相对较为专业的直属单位统筹预算及采购,采购后将资产调拨至各级学校。这既可提高预算精准性,亦可减少中等职业学校预算和采购的压力。

(三)加强固定资产日常管理,做好固定资产登记盘点工作

固定资产购入后,要将资产效用发挥到最大,固定资产的日常管理就显得尤为重要!1、加强固定资产信息管理系统的应用。制定固定资产验收制度,固定资产在购建完成后,必须验收入库。保管员需对固定资产设备制作固定资产卡片,可借助相应的软件,如新中大固定资产管理系统,对固定资产的详细情况,包括购建年份,产品属性、规格、使用部门、维修情况等等信息作详细记录,做到可以从信息管理系统里查到每一项固定资产的去向、使用、维修情况,从而节约了巨大的人力、物力、财力。在互联网科技高速发展的今天,还可以引进二维码技术替代传统的固定资产条形码及卡片。二维码技术与固定资产管理软件相连接,软件里任何更新都可以同步到该资产二维码中,只要使用人扫一扫该二维码,便可轻松、清楚地知晓该项固定资产的所有信息,另外,可对二维码加密,确保信息安全。2、加强固定资产日常领用、登记和维护工作。固定资产入库后,任何人领用固定资产,都需登记后方可领出,具体形式各个学校可自行规定。使用完毕后需及时将固定资产归还,如领用时填写过借条,则归还时注销借条;对于如实训室、机房等大型实验室里的成套设备,则必须将相关保管责任落实到具体个人,要求其对机器设备进行日常维修维护,尽量保存妥当,最大限度地延长机器的使用寿命;对于中等职业学校,学生素质相对较差,教师及相应的责任管理人应时刻提醒学生要爱护公共财产,一旦有人为故意破坏公物的情况存在,一定要严肃处理。3、做好固定资产盘点工作。一般中等职业学校,都应建立相应的固定资产盘点工作小组,可由保管员、会计人员、总务主任、部分教师等人员组成,可一年一次或按学期对固定资产进行盘点,及时盘盈盘亏。一般来说盘亏现象较多,对于盘亏的情况,需查明责任,对相关责任人进行相应的惩罚;如有盘盈,也需查明事实情况,如是固定资产漏登账导致,需对相应责任人进行警告处分,并责令马上补登账处理。4、做好固定资产报废报损工作。因杭州市财政局对固定资产配置标准做了统一规定,所以固定资产一旦达到报废年限,且不再具有使用价值时,就应尽快对其报废报损处理,否则将影响到第二年的固定资产预算,导致想买的设备无指标购买,影响正常的教育教学工作。5、物联网时代带来的固定资产管理新理念。在不久的将来,物联网将高速发展,我们可通过在固定资产上嵌入电子标签等能够存储资产信息的标识,通过无线网络将其即时信息发送到后台信息处理系统,而各大信息系统可互联形成一个巨大的网络。资产本身可以将其性能、状况、位置等在信息系统上反映出来,而不需要人工进行判断和维护。届时,我们将对固定资产所有信息了如指掌,可随时对资产进行实时跟踪和监控。物联网将真正解放人力,使固定资产管理达到一个全新的高度。

四、结语

因职业教育不同于普通教育,职业教育注重于实用性技能的训练,相对于普通教育往往会需要更多的设备类资产,所以,建立良好的财务制度、内控制度,成立各类工作小组,运用先进的信息化技术,做好固定资产管理工作,在中等职业学校中具有非凡的意义。好好计划、管理和使用这些资产,可以让我们国家花更少的钱、学生却能学到更多的技能,从而为国家输送更多的实用型人才,真正做到花钱花在刀刃上!

参考文献:

[1]魏建芳.高等职业院校固定资产管理研究.广东轻工职业技术学院.会计师,2017(5)

[2]王秀芬,周玉松.基于互联网+的高校固定资产管理研究.南京邮电大学通达学院.科技与创新,2017(4)

作者:戴央央 单位:杭州市美术职业学校

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